Postupak popunjavanja radnih mjesta u organima državne službe

Pregled procesa zapošljavanja – ključne obaveze i indikativni rokovi za organe, Agenciju i komisije.

Agencija za državnu službu Federacije BiH vodi postupke zapošljavanja na osnovu zahtjeva organa državne službe, u skladu sa federalnim ili kantonalnim propisima. U nastavku su koraci koje organi moraju isplanirati, dokumentovati i izvršiti kako bi popuna radnih mjesta bila pravovremena i usklađena sa propisima.

1. Planiranje potreba za zapošljavanjem

Godišnje planiranje predstavlja početnu fazu procesa i mora biti usklađeno sa Dokumentom okvirnog budžeta (DOB).

Šta sadrži plan

Planirane javne konkurse (na neodređeno i određeno vrijeme).
Interne oglase (unapređenja).
Interne premještaje.

Rok i dostava

Plan se dostavlja Agenciji putem HRMIS/Registra ili drugim dostupnim kanalima najkasnije do 30. novembra za narednu budzetsku godinu.

Legislativa

Plan mora biti usklađen sa propisima o budžetu i kadrovskoj politici kako bi se moglo pristupiti narednim fazama.

2. Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i posebni uslovi

Pravilnik je osnova za definisanje opisa poslova, pozicije, složenosti i posebnih uslova (vrsta VSS, stručni ispit, iskustvo).

Posebni uslovi iz konkursa moraju odgovarati važećem pravilniku.
Izmjene pravilnika i podaci o zaposlenima (e-karton) dostavljaju se Agenciji u roku od 8 dana od nastanka promjene.
Održavanje usklađenosti sa pravilnikom omogućava transparentno objavljivanje konkursa.

3. Odabir načina popune radnog mjesta

Rukovodilac organa odlučuje koji model popune se primjenjuje:

Interni premještaj.
Sporazumno preuzimanje.
Interni oglas (unapređenje).
Javni konkurs.

Za pripravnike VSS organ provjerava potrebe i budžetske mogućnosti, pa zatim traži raspisivanje konkursa (rok za prijave najmanje 15 dana). Postupak se provodi prema Zakonu o državnoj službi FBiH i Pravilniku ("Službene novine FBiH", br. 4/13).

4. Zahtjev Agenciji za objavu javnog konkursa

Zahtjev se šalje nakon interne potvrde potrebe za popunom radnog mjesta i mora sadržavati kompletnu dokumentaciju.

Obavezni prilozi

Obrazac zahtjeva (bos, hr, sr).
Izvod iz pravilnika (opis poslova + posebni uslovi).
Prijedlog članova komisije sa kontakt podacima.
Predlog medija (dnevne novine) i kontakt osoba.
Prateći prilozi (narudžbenica, saglasnosti).

Specijalni slučajevi

Za pripravnike: Agencija raspisuje konkurs, objava traje najmanje 15 dana, a organ nakon liste kandidata donosi rješenje o prijemu.

5. Provedba konkursa i ispita

Agencija objavljuje konkurs, organizuje ispit općeg znanja i stručni ispit te vodi komunikaciju o rezultatima.

Objava rezultata

Lista uspješnih kandidata objavljuje se u roku od 15 dana od objave rezultata stručnog ispita.
Lista se dostavlja rukovodiocu organa najkasnije 3 dana nakon objave.
Kandidati koji polože stručni ispit dostavljaju dokaze o posebnim uslovima u roku od 5 dana (u K10 uz prijavu).

Logistika ispita

Agencija koordinira komisiju, termine, prostor i objavu informacija na oglasnoj ploči Portala.

6. Izbor kandidata, mišljenje Agencije i postavljanje

Izbor

Nakon prijema LUK, rukovodilac bira kandidata i traži mišljenje Agencije u roku od 10 dana.
Agencija daje mišljenje u roku od 5 dana (u K10 rok je 7 dana, a ako organ ne traži mišljenje, Agencija dostavlja preporuku kandidata sa najboljim rezultatom).

Postavljanje

Po dobijanju mišljenja donosi se rješenje o postavljenju, a svi kandidati sa liste i Agencija se pismeno obavještavaju prema propisanim obrascima.

7. Evidentiranje u Registru zaposlenih

Po stupanju kandidata na dužnost organ u roku od 8 dana dostavlja e-karton za postavljenog državnog službenika, a Agencija ažurira Registar.

Ova obaveza uključuje i unos podataka o zakletvi te sve naknadne promjene u roku od 8 dana od nastanka promjene.

8. Check lista za popunu radnih mjesta

Pregled koraka, glavnih nosilaca, zadataka i napomena za kantone koji ne primjenjuju federalni propis.

Faza	Glavni nosilac	Šta organ mora uraditi	Rok	Napomena (kantoni)
Planiranje	Organ / HR	Izraditi Godišnji plan (javni konkursi, interni oglasi, premještaji) i uskladiti sa DOB.	Do 30.11.	Plan dostavljen kroz HRMIS/Registar.
Priprema sistematizacije	Organ / HR	Održavati pravilnik usklađen sa propisima (VSS, ispit, staž) i dostavljati izmjene.	Kontinuirano / 8 dana	Potvrda dostave i unos u Registar.
Interni premještaj	Rukovodilac	Nakon premještaja dostaviti rješenje Agenciji radi ažuriranja Registra.	Po potrebi	Rješenje o premještaju.
Sporazumno preuzimanje	Rukovodilac	Dostaviti sporazum i rješenje o postavljenju radi ažuriranja Registra.	Po potrebi	Sporazum + rješenje.
Unapređenje (interni oglas)	Rukovodilac	Nakon internog oglasa dostaviti rješenje o unapređenju Agenciji.	Po potrebi	Interni oglas + rješenje.
Zahtjev za objavu konkursa	Rukovodilac / HR	Dostaviti kompletan zahtjev (obrazac, izvod iz pravilnika, komisija, novine, kontakti, saglasnosti).	Po potvrdi potrebe	Potpun zahtjev Agenciji.
Lista prekobrojnih	Agencija + organ	Provjeriti mogućnost popune sa Liste koju vodi Agencija.	Po potrebi	Ako se ne popuni, slijedi javni konkurs.
Javni konkurs	Agencija + organ	Objaviti konkurs u dnevnim listovima i službenom glasilu (trošak snosi organ).	Po potrebi	Objavljen konkurs.
Komisija i logistika	Agencija + komisija	Predložiti članove komisije i koordinirati organizaciju ispita.	Prijedlog uz zahtjev	Rješenje o komisiji.
IOZ	Agencija	Provesti ispit općeg znanja i objaviti rezultate.	Po rasporedu	Rezultati na oglasnoj ploči.
Stručni ispit	Agencija + komisija	Organizovati pisani i usmeni dio.	Po rasporedu	Rezultati na oglasnoj ploči.
Lista uspješnih kandidata	Agencija	Utvrditi i objaviti LUK te dostaviti organu u roku od 3 dana.	15 dana nakon objave rezultata	Kanton 10: Komisija za izbor utvrđuje LUK prema rezultatima.
Izbor kandidata	Rukovodilac	Izabrati kandidata i zatražiti mišljenje Agencije.	10 dana od prijema LUK	Zahtjev za mišljenje + nacrt rješenja.
Mišljenje Agencije	Agencija	Dostaviti mišljenje o ispunjenju uslova za odabranog kandidata.	5 dana od zahtjeva	USK, BPK, TK, KS: mišljenje nije potrebno.
Postavljenje	Rukovodilac	Donijeti rješenje i obavijestiti sve kandidate i Agenciju.	Po prijemu mišljenja	Rješenje + obavještenja.
Početak rada / Registar	Organ / HR	Ažurirati e-karton i Registar zaposlenih.	8 dana od promjene	Unos u Registar.

Prijava

Organi državne uprave